Los Principios de la Organización

Los principios básicos de toda organización actual son:

·     División del Trabajo y Especialización:
     Dividir  el  trabajo  es  fraccionar  el  mismo  en  tareas(conjunto de operaciones realizadas por una personas en un puesto de trabajo) más simples o elementales, con la finalidad de ser más eficiente.

La especialización es una consecuencia lógica de la división del trabajo. La  división  del  trabajo  surge  de  la  imposibilidad  por  falta  de  conocimientos  y  cualificación  para  que  una persona sea capaz de realizar un trabajo compuesto por un conjunto de operaciones y tareas cada vez más sofisticadas. La especialización aprovecha mejor las habilidades y conocimientos del individuo, lo que supone un aumento de la productividad. Por tanto es fundamental colocar al profesional adecuado en el empleo adecuado para esto es importante que el departamento de RRHH no solo seleccione adecuadamente al personal si no que a su vez conozca con exactitud las características de los puestos de trabajo que debe cubrir, para ello la empresa puede disponer de un departamento de Recursos Humanos propio o delegar el trabajo del mismo en empresas externa como por ejemplo las encargadas de filtrar perfile y publicar dichas ofertas de empleo.

Así pues la adecuación al perfil tanto del trabajador se encuentra en la definición del puesto de trabajo en sí que debe de hacer la unidad empresarial que quiere cubrir una vacante, como el departamento o empresa encargada de seleccionar los candidatos a dicho puesto ya que comparando las siguientes ofertas veremos que el perfil es totalmente diferente así una oferta  relacionada con un trabajo en informática requiere una serie de características como vemos en el enlace que nada tienen que ver con una  oferta de trabajo en farmacia como a su vez podemos comprobar en su enlace, con esta simple comparación constataremos la importancia de la selección y la adecuación del individuo al puesto

·     Delegación de Responsabilidad y de Autoridad:
     Delegar autoridad consiste en asignar una tarea a un subordinado, y darle libertad para desempeñarla. La delegación de autoridad lleva aparejada la delegación de responsabilidad.

·     Jerarquía:
     Debe haber una línea clara de autoridad en todas las áreas de la empresa, formando una cadena jerárquica. En esta cadena alguien debe figurar como autoridad y responsable último.

·     Unidad de Mando:
     Un principio asociado al de jerarquía es el de unidad de mando: cada empleado en el cumplimiento de las órdenes ha de responder ante un jefe único: el que dio la orden. Si un trabajador recibe órdenes de dos o más jefes no deben entrar en conflicto.

La Organización Informal

Los conceptos estudiados hasta ahora constituyen la organización formal, que conocen todos los integrantes de la empresa. Como está recogida documentalmente, también se llama organización constituida.

De forma paralela puede existir otra organización, no oficial, que surge de las relaciones entre los miembros que forman la empresa. Este tipo de organización se llama organización informal.
La organización informal se puede definir como el “Conjunto de relaciones personales y sociales que no están preestablecidas por la dirección u organización de la empresa, pero que surgen espontáneamente cuando las personas se asocian entre sí”.

La organización informal no nace de forma predeterminada, sino que, en la mayoría de los casos, es consecuencia de una serie de circunstancias como las siguientes:

• Las relaciones naturales entre los miembros, que no aparecen en el organigrama.

• La aparición de líderes espontáneos en cuestiones no relacionadas con la empresa.

• La existencia de problemas en la empresa y la necesidad de hacer reivindicaciones.

Así pues, la organización informal nace cuando los trabajadores se relacionan con personas que pertenecen o no a su departamento y se forman grupos de trabajo que no están predeterminados. En estos grupos se transmite información no oficial en forma de rumores y, a veces, se establecen normas de funcionamiento que tienen más fuerza que las prescritas.

Con frecuencia, en las empresas surge una organización informal como necesidad de que haya una organización real. Es decir, si la organización formal no está bien definida y hay vacíos, principalmente de autoridad o de responsabilidades, espontáneamente nace una organización informal para suplir este vacío y así realizar el trabajo de la mejor manera posible y conseguir los objetivos con menor esfuerzo y coste.

Todas las empresas están formadas por una organización formal u oficial y por una organización informal u oficiosa. Los directivos, que tienen conocimiento de la existencia de esta organización, deben sacar el máximo provecho intentando que actúe a favor de ellos y, como consecuencia, a favor de la organización de la empresa.

Capacidad de delegación

Se comprende por delegar el depositar en otra persona la autoridad formal y la responsabilidad para realizar ciertas actividades dentro del grupo. Debidamente utilizada permite la capacitación en un puesto, mejora la autoconfianza en uno mismo, la disposición para tomar iniciativas y aplicar juicios propios. Implica la aceptación de la responsabilidad sobre las decisiones tomadas. Si no existiese la delegación, una sola persona tendría que hacer todo. Toda organización que se precie tiene perfectamente establecidas las condiciones de delegación necesarias para poder llevar adelante los objetivos propuestos.

En muchas ocasiones un empleado que esta más cerca del punto en cuestión tienen una visión más clara de los hechos, acelerando la toma de una decisión más acertada y eliminando la pérdida de tiempo.

Entre los obstáculos que se presentan en la delegación la autoridad los más frecuentes son la desorganización y la inflexibilidad para delegar trabajo por parte de los jefes o gerentes. También lo son la inseguridad y la confusión sobre la persona que realmente tiene la responsabilidad de completar determinada tarea. El obstáculo más frecuente es el miedo a correr el riesgo de equivocarse en una decisión, y el temor a disminuir su propia autoridad delante de sus subordinados.

La base para una delegación de autoridad eficaz radica en la disposición del superior de conceder en sus subordinados la libertad para tomar decisiones y elegir caminos diferentes los que el administrador hubiese elegido. En estas situaciones la ética es fundamental, así como las buenas relaciones laborales y humanas.

Hay seis puntos que se deben tomar en cuenta a la hora de delegar una tarea:

• Decidir cuales tareas son delegables

• Decidir quien es la persona adecuada para esa responsabilidad

• Proporcionarle los recursos suficientes

• Proporcionar la información pertinente y necesaria sobre dicha tarea

• Intervenir solo en caso necesario

• Establecer puntos de control y de retroalimentación.

El requisito más importante por cumplir para una Delegación de la Autoridad eficaz es el de tener la voluntad de ambas partes, y el común acuerdo, para que una tarea se realice.